Em linguagem direta
- A retenção considera finalidade, contrato, prova, fraude e obrigação legal.
- Cancelar um plano não apaga imediatamente documentos ou evidências.
- Pedidos de exclusão podem ser limitados por direitos de terceiros ou necessidade de defesa.
- Backups residuais seguem ciclo técnico e acesso restrito.
Princípios
- Necessidade: manter somente o que serve a finalidade legítima.
- Integridade probatória: evitar descarte que prejudique partes de um Documento.
- Limitação de acesso: dados arquivados permanecem protegidos.
- Transparência: explicar critérios e exceções.
- Descarte seguro: remover ou anonimizar quando elegível.
Critérios gerais de prazo
O prazo não é único para todas as categorias. Consideramos duração da conta e do contrato, estado do Documento, instruções do Cliente controlador, prazos prescricionais, obrigações fiscais e regulatórias, investigações, prevenção de fraude, litígio e direitos de signatários.
Quadro de retenção
| Categoria | Regra operacional | Critério após a finalidade |
|---|---|---|
| Conta e perfil | Enquanto a conta ou vínculo estiver ativo | Encerramento, obrigação legal, segurança e defesa |
| Sessões e tokens | Somente durante validade ou até revogação | Registros mínimos de evento podem permanecer para segurança |
| Documentos em preparação | Enquanto necessários ao envio | Cancelamento, expiração ou instrução autorizada |
| PDFs assinados e evidências | Disponíveis conforme contrato e estado da conta | Preservação para integridade, prova e direitos das partes |
| Identidade adicional | Durante o fluxo e a retenção configurada para o Documento | Dados e imagens podem ser eliminados; hashes e evento mínimo podem permanecer |
| Dossiê probatório | Gerado sob demanda a partir dos registros disponíveis | A cópia baixada passa ao controle e à retenção do Cliente |
| Auditoria e segurança | Durante operação e investigação | Fraude, exercício de direitos e obrigação legal |
| Cobrança e aceite legal | Durante relação e obrigações correspondentes | Prazos fiscais, contratuais e probatórios |
| Backups | Cópias operacionais periódicas | Sobrescrita no ciclo técnico; sem uso comum para recuperação individual |
Documentos concluídos
O PDF final e a trilha têm valor para todos os participantes. Por isso, uma solicitação unilateral de exclusão não será automaticamente atendida se comprometer a autenticidade, a defesa de direitos ou o acesso legítimo de outra parte. Podemos restringir o acesso ativo e preservar cópia bloqueada pelo período justificável.
Documentos cancelados, recusados ou expirados
Mesmo sem conclusão, metadados mínimos de envio, visualização, recusa, cancelamento e segurança podem ser preservados para demonstrar o ocorrido, evitar fraude e resolver disputas. O conteúdo será mantido apenas enquanto houver fundamento e necessidade.
Encerramento de conta
Antes do encerramento, o Cliente deve baixar Documentos e relatórios necessários. O cancelamento financeiro interrompe renovação, mas não equivale à exclusão imediata. Após o período de acesso, dados podem ser bloqueados e seguir o processo de retenção aplicável.
Solicitação de exclusão
Pedidos podem ser feitos a privacidade@veroatto.com. Informe a relação com a conta ou Documento e o dado a que se refere. Verificaremos identidade, papel da VeroAtto Sign, instruções do Cliente e fundamentos de conservação antes de responder.
- Quando elegível, o dado será excluído, anonimizado ou bloqueado.
- Quando não elegível, explicaremos a categoria de fundamento que justifica a conservação.
- Se o Cliente for controlador, poderemos encaminhar o pedido para decisão dele.
Backups e cópias residuais
Backups operacionais são protegidos e excluem sessões e convites ativos. Uma exclusão aplicada ao ambiente principal pode permanecer temporariamente em cópia residual até sua sobrescrita. Durante esse período, a cópia não deve retornar ao uso normal, salvo recuperação de desastre com reaplicação das exclusões cabíveis.
Preservação legal
A exclusão poderá ser suspensa diante de ordem válida, obrigação legal, investigação, incidente, disputa, cobrança, fraude ou exercício regular de direitos. A retenção será limitada ao escopo e ao período justificáveis, com acesso restrito.
Revisão e responsabilidade do Cliente
O Cliente deve revisar periodicamente contatos, usuários, modelos e Documentos e não usar a Plataforma como único arquivo obrigatório. Esta Política será reavaliada quando houver mudança relevante de recurso, fornecedor, lei ou ciclo de armazenamento.
Referências normativas
As referências abaixo permitem consultar a redação oficial. Elas não substituem a análise do caso concreto.